Met de invoering van SEPA worden er ook SEPA incasso’s ingevoerd, ook wel SEPA Direct Debit (SDD) genaamd. SEPA maakt onderscheid tussen verschillende soorten incasso’s, waaronder:
Standaard incasso: 'eenmalige incasso' en 'doorlopende incasso'
Zakelijke incasso: 'doorlopende incasso bedrijven'

Om te mogen incasseren moet er een papieren SEPA machtigingsformulier zijn die nog echt met de pen is ondertekend. Voor een doorlopende incasso machtiging bedrijven zijn er aanvullende regels en moet u specifieke afspraken met uw bank maken. Machtigingen die al bestonden voor de invoering van SEPA krijgen een ingangsdatum van 1 november 2009. Dit is een binnen SEPA afgesproken datum, ongeacht de oorspronkelijke ingangsdatum van de machtiging. Een machtiging vervalt automatisch als deze 3 jaar niet meer is gebruikt.

Met de Standaard Europese Incasso zijn er twee verwerkingstermijnen, te weten:
6 dagen voor eerste incasso van een doorlopende machtiging of eenmalige machtiging;
3 dagen voor elke volgende incasso van een doorlopende machtiging.
In het geval van een Zakelijke Incasso is de verwerkingstermijn altijd 1 werkdag.

Met de invoering van SEPA wordt het ook verplicht om vooraf aan te kondigen dat u gaat incasseren. Minimaal 14 dagen van te voren dient de klant geinformeerd te worden (middels brief / email) over het moment van incasso en de hoogte van het bedrag. Dit kan bijvoorbeeld via de factuur. Zet ook uw Incassant-ID en het kenmerk van de machtiging op de vooraankondiging / factuur. In geval van een doorlopende incasso kunt u een vooraankondiging sturen met daarin een incassoschema voor een bepaalde periode, bijvoorbeeld 1 jaar.

De storneringstermijn is voor SEPA incasso’s afhankelijk van het type incasso. De storneringstermijn voor een standaard incasso is 8 weken (dit was 30 dagen). Voor een zakelijke incasso is geen stornering mogelijk. Voor beide type incasso’s geldt een termijn van 13 maanden waarbinnen een verzoek tot correctie van een onjuiste transactie (zonder geldige machtiging) kan worden ingediend door de debetbank bij de bank van de incassant. Machtigingen moet u daarom tot 14 maanden na uitvoering van de laatste incasso bewaren.

De wet Normering Buitengerechtelijke Incassokosten is op 1 juli 2012 in werking getreden. Het doel van de nieuwe wet is het beschermen van de consument tegen onredelijk hoge incassokosten of verhogingen door middel van het rekenen van administratiekosten, dossierkosten, herinneringskosten, regelingskosten, enz.

Onderstaande tabel geeft aan wat u maximaal bij de debiteur in rekening kan brengen.
 

 
Nadat de debiteur in verzuim is geraakt dient u een schriftelijke aanmaning te verzenden waarin u de debiteur nogmaals in de gelegenheid stelt om binnen 14 dagen de vordering te voldoen. Het is belangrijk dat deze 14 dagen-aanmaning voldoet aan de onderstaande vereisten:

• Vermeld in de aanmaning een betalingstermijn van 14 dagen.
• Vermeld in de aanmaning het exacte bedrag dat na het verstrijken van deze 14 dagen aan incassokosten in rekening wordt gebracht.
• Wanneer u niet BTW-plichtig bent en u geeft de vordering uit handen aan een incassobureau dan mag u de door het incassobureau in rekening gebrachte BTW bij de debiteur in rekening brengen.

Download hier "Berekening incassokosten in OpenOffice.org/LibreOffice rekenblad"